Verwaltung für Admins

Nutzer

Unter Verwaltung > Nutzer stehen alle Nebenstellen Ihres Unternehmens. Jede Person, die telefoniert, hat eine Nebenstelle mit eigener interner Nummer. Mit Nummer und Passwort meldet sie sich am Portal, in der App und am Telefon an.

Die Liste

Die Tabelle zeigt je Nutzer Name, Nummer, E-Mail, Abteilungen, Rufnummern, Mobilnummer, das zugeordnete IP-Telefon, die Rolle, das Recht Zentrale, den Status (Angemeldet, Abwesend, Abgemeldet) und ob die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet ist (Spalte 2FA). Nutzer aus Microsoft 365 sind als solche gekennzeichnet.

• Suchen findet Name, Nummer, E-Mail und Rufnummer.
• Filter nach Abteilung, Rolle und Status.
• Je Seite legt fest, wie viele Zeilen erscheinen.
• Ein Klick auf den Namen öffnet die Bearbeitung.
• Über das Menü am Ende der Zeile erreichen Sie weitere Aktionen, darunter 2FA zurücksetzen.

Nutzer anlegen

Neu öffnet das Formular Neuer Nutzer: Nummer, Vor- und Nachname, Anzeigename (leer: aus Vor- und Nachname), E-Mail, Rolle und Passwort. Die Nummer hat 2 bis 8 Ziffern und darf nicht schon von einer Rufgruppe, Warteschleife, einem Ansagemenü oder Konferenzraum belegt sein. Die Nummern 71 bis 79 sind für das Parken reserviert.

Das Passwort hat mindestens 8 Zeichen. Es gilt für die Anmeldung am Portal und in der App und, solange kein Tischtelefon zugeordnet ist, auch für SIP. Was sich ändert, sobald ein Tischtelefon dazukommt, steht unter Tischtelefone.

Die Rollen:

Importieren und Exportieren

Importieren liest eine CSV-Datei mit Kopfzeile, getrennt durch Semikolon oder Komma. Eine Exportdatei aus 3CX passt ebenfalls. Höchstens 1000 Zeilen je Datei.

Abteilungen müssen schon bestehen; legen Sie sie vorher unter Abteilungen an. Erst kommt eine Vorschau mit neuen, übersprungenen und fehlerhaften Zeilen (mit Zeilennummer und Grund) und den Spalten, die nicht übernommen werden. Angelegt werden nur neue Nummern, vorhandene bleiben unverändert. Erzeugte Passwörter erscheinen nach dem Übernehmen genau einmal, Passwörter herunterladen speichert sie als Datei. Geben Sie sie sicher weiter.

Exportieren speichert die ausgewählten oder, ohne Auswahl, die gefilterten Nutzer als CSV.

Mehrere Nutzer gemeinsam ändern

Wählen Sie Nutzer über die Kästchen aus und klicken Sie auf Mehrfach bearbeiten. Möglich sind: Abteilung hinzufügen, Abteilung entfernen, Rolle setzen, Recht Zentrale erteilen oder entziehen, Aktivieren oder deaktivieren. Die eigene Nebenstelle bleibt dabei aktiv und Admin. Löschen löscht die gewählten Nutzer.

Beim Löschen gehen Sprachnachrichten, Aufzeichnungen und die Zuordnung zu Gruppen mit verloren. Ziele, die auf die Nebenstelle zeigten, werden geleert, ihre Rufnummern werden frei.

Einen Nutzer bearbeiten

Die Bearbeitung hat sechs Reiter. Speichern übernimmt alle Reiter zusammen.

Allgemein

• Vor- und Nachname, Anzeigename, E-Mail, Mobilnummer mit Landesvorwahl.
• Foto: Foto hochladen (JPEG oder PNG, wird auf 256 Pixel verkleinert). Bei Nutzern aus Microsoft 365 gilt sonst das Foto von dort.
• Rolle und Zentrale. Das Recht Zentrale ist für Empfang und Rezeption: Die Person sieht alle Anrufe Ihres Unternehmens live mit den Nummern externer Anrufer und den Status aller Nebenstellen, siehe Zentrale. Admins haben das Recht immer.
• Abteilungen und Hauptabteilung.
• Rufnummern: Vorhandene Rufnummern lassen sich hier über Rufnummer zuordnen dieser Person geben. Klingelt die Nummer bisher bei jemand anderem, fragt das Portal nach. Zeitplan und Ziel außerhalb der Zeiten bleiben dabei.
• Ausgehende Rufnummer: welche Nummer Angerufene sehen. Automatisch gilt die erste eigene Rufnummer, sonst die erste Ihres Unternehmens. Jede Rufnummer Ihres Unternehmens lässt sich fest wählen.
• Portal-Passwort: Passwort zurücksetzen erzeugt ein neues Passwort für Portal und App, das alte gilt danach nicht mehr. Es erscheint genau einmal. Ohne Tischtelefon gilt es auch für SIP.
• Anmeldung in der App: ein QR-Code mit der Adresse der Anmeldeseite und vorbelegter Nummer. Mit der Kamera des Telefons gescannt, öffnet er die Anmeldung im Browser; danach lässt sich das Telefon im Browser als App ablegen.
• App einrichten: ein QR-Code für die iPhone-App. Zeigen Sie ihn der Person oder drucken Sie ihn aus. Er ist 15 Minuten gültig, und wer ihn scannt, ist ohne Passwort als diese Nebenstelle angemeldet. Gehen Sie deshalb sorgsam damit um.

Weiterleitung

• Nicht stören: Anrufer hören besetzt, außer Alle Anrufe ist gesetzt.
• Alle Anrufe, Bei besetzt, Wenn niemand annimmt mit Klingeldauer (Sekunden), 5 bis 120.
• Ziele sind Nebenstellen, Rufgruppen, eine Mailbox oder externe Nummern.

„Bei besetzt“ greift, wenn das Telefon selbst besetzt meldet. Bei Anrufen über eine Rufgruppe gelten die Weiterleitungen nicht. Weiterleitungen an externe Nummern laufen über den Anschluss Ihrer Anlage und kosten wie ein eigener Anruf. Dieselben Weiterleitungen kann jede Person für sich selbst unter Einstellungen ändern.

Zeitplan

Bürozeiten der Person: Keine, Zeitplan des Mandanten (mit seinen Feiertagen) oder Eigene Zeiten je Wochentag. Außerhalb der Bürozeiten gilt, was unter Außerhalb der Bürozeiten gewählt ist:

Zur Bürozeit gilt wieder Verfügbar. Wer außerhalb seinen Status selbst ändert, behält ihn bis zum nächsten Beginn der Bürozeit.

Darunter stehen die Rufnummern dieser Person mit ihrem Ziel bei geöffnet und geschlossen. Diese Zeitpläne gehören zur Rufnummer und werden in der Anrufverteilung gepflegt.

IP-Telefon

Hier ordnen Sie der Person ein Tischtelefon zu: Telefon hinzufügen, Modell, MAC-Adresse, Bezeichnung, Sprache, Zeitzone, Datumsformat und Uhrzeit. Dazu:

• Neu bereitstellen: ein angemeldetes Telefon holt seine Einstellungen sofort neu. Sonst holt es Änderungen beim nächsten Start, spätestens nach 24 Stunden.
• Neu starten: startet ein angemeldetes Telefon sofort neu, ein laufendes Gespräch bricht ab.
• Bereitstellungs-URL: die Adresse, unter der das Telefon seine Datei holt.
• SIP-Zugangsdaten: Benutzer, Passwort, Server (Realm), Outbound-Proxy und Port, zum Einrichten von Hand, falls die Bereitstellung nicht geht. Erst sichtbar, wenn ein Telefon zugeordnet und gespeichert ist. Jede Anzeige steht im Ereignisprotokoll.

Konten auf geteilten Geräten und DECT-Mobilteile ordnet die Seite Geräte zu.

Mailbox

• Mailbox eingeschaltet: Ausgeschaltet ist die Mailbox kein Weiterleitungsziel mehr, vorhandene Nachrichten bleiben.
• Begrüßung: Standard, eine Ansage Ihres Unternehmens, eine mitgelieferte (auch männlich oder englisch) oder eine eigene Aufnahme (Eigene Begrüßung hochladen, WAV oder MP3).
• Sprache der Mailbox: gilt für die Mail bei neuer Nachricht, nicht für die Begrüßung.
• PIN zum Abhören am Telefon: 4 bis 8 Ziffern. Ohne PIN ist das Abhören über *97 gesperrt.
• Mail bei neuer Nachricht: Hinweis mit Aufnahme (Anhang bis 3 MB), Nur Hinweis oder Keine Mail. Geht an die E-Mail-Adresse aus dem Reiter Allgemein, über den Mailversand der Anlage.

Am Telefon: *97 hört die eigene Mailbox mit PIN und Raute ab, *99 und die Nummer führen direkt auf die Mailbox einer Person, ohne dass es klingelt. Mehr unter Mailbox im Portal.

Optionen

• Nebenstelle aktiv: Abgeschaltet meldet sich die Nebenstelle weder am Portal noch per SIP an.
• Gesprächsaufzeichnung: Wie Mandant, Auf Wunsch, Immer oder Nie, siehe Aufzeichnungen.
• Anrufsperre: zusätzliche Grenzen für Anrufe nach außen, siehe Anrufsperre.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Über der Tabelle steht der Schalter Zwei-Faktor-Anmeldung verpflichtend mit der Zahl der Nutzer, die sie schon eingerichtet haben. Wer sie noch nicht hat, richtet sie beim nächsten Anmelden mit Passwort ein. Bestehende Sitzungen laufen weiter. Die Anmeldung mit Microsoft ist ausgenommen, dort gilt die Mehrfaktor-Anmeldung von Microsoft.

Hat jemand sein Telefon mit der Authenticator-App verloren, wählen Sie im Menü der Zeile 2FA zurücksetzen. Die Person meldet sich danach nur mit dem Passwort an; ist die Pflicht eingeschaltet, richtet sie die Zwei-Faktor-Anmeldung beim nächsten Anmelden neu ein. Mehr unter Zwei-Faktor-Anmeldung.