Verwaltung für Admins

Microsoft 365

Unter Verwaltung > Microsoft 365 übernehmen Sie Nutzer aus Ihrem Microsoft-Verzeichnis (Microsoft Entra ID) als Nebenstellen und halten sie aktuell. Die Anlage liest nur. In Ihrem Verzeichnis wird nichts geändert und nichts zurückgeschrieben.

Voraussetzung

Die Anlage braucht eine registrierte Microsoft-App. Die richtet der Betreiber Ihrer Anlage einmalig ein. Fehlt sie, steht auf der Seite ein Hinweis statt der Einrichtung; wenden Sie sich dann an den Betreiber.

Zum Verbinden brauchen Sie außerdem eine Person, die in Ihrem Microsoft-365-Verzeichnis Administrator ist.

Verzeichnis verbinden

1. Mit Microsoft verbinden führt zur Zustimmungsseite von Microsoft.
2. Ein Administrator Ihres Verzeichnisses stimmt einmal zu, dass die Anlage Nutzer und Gruppen lesen darf.
3. Microsoft leitet zurück ins Portal. Die Seite zeigt dann Verbunden mit dem Verzeichnis.

Ist die Zustimmung schon erteilt, genügt die Verzeichnis-ID (Mandanten-ID) aus dem Microsoft Entra Admin Center, dann Verbinden. Erscheint der Hinweis, dass sich die Rückmeldung von Microsoft nicht zuordnen ließ, ist zu viel Zeit vergangen; verbinden Sie erneut.

Umfang

Gruppen und Personen finden Sie über Gruppe suchen und Person suchen; ohne Eingabe erscheinen die ersten Einträge des Verzeichnisses. Hinzufügen setzt sie unter Ausgewählt.

Optionen

• Neue Nebenstellen ab Nummer: vergeben wird die kleinste freie Nummer ab diesem Wert, Vorgabe 100.
• Name und E-Mail aus Microsoft übernehmen: hält Name, Vor- und Nachname, E-Mail und Mobilnummer auf dem Stand von Microsoft. Eine Änderung in sonopolar kann der nächste Abgleich überschreiben.
• Abschalten, wer nicht mehr im Umfang ist oder in Microsoft gesperrt wurde: abgeschaltete Nebenstellen werden nie gelöscht.
• Stündlich von selbst abgleichen.
• Profilbilder aus Microsoft 365 übernehmen: siehe unten.
• Anmeldung am Portal mit dem Microsoft-Konto erlauben: siehe unten.

Vorschau und Abgleich

Vorschau zeigt, was ein Abgleich mit den Angaben im Formular jetzt täte, ohne etwas zu speichern: Neue Nebenstellen, Änderungen, Abschalten, Wieder einschalten und Übersprungen, jeweils mit Grund. Jetzt abgleichen speichert die Angaben und führt den Abgleich aus.

Unter Letzter Abgleich stehen Zeit und Zahlen des letzten Laufs. Scheitert ein Lauf, steht die Meldung dort und als Warnung in der Systemübersicht.

Regeln

• Übernommen wird nur, wer in Microsoft aktiv ist. Gastkonten werden übersprungen.
• Eine vorhandene, von Hand angelegte Nebenstelle mit derselben E-Mail wird übernommen. Nummer, Passwort und Rolle bleiben.
• Neue Nebenstellen bekommen die Rolle Nutzer und ein zufälliges Passwort.
• Wer nicht mehr im Umfang ist oder in Microsoft gesperrt wurde, wird abgeschaltet, nie gelöscht. Taucht die Person wieder auf, wird die Nebenstelle wieder eingeschaltet und behält ihre Nummer. Das gilt auch, wenn Sie sie von Hand abgeschaltet haben: solange die Person im Umfang ist, schaltet der nächste Abgleich sie wieder ein.
• Eine Nebenstelle mit der Rolle Admin wird nie automatisch abgeschaltet. Sie steht im Ergebnis unter Übersprungen.
• Von Hand angelegte Nebenstellen ohne Treffer bleiben unberührt.
• Ein zweiter Lauf ohne Änderung in Microsoft ändert nichts.
• Rufnummern, Abteilungen und Lizenzen aus Microsoft werden nicht übernommen. Rufnummern ordnen Sie unter Rufnummern zu.

In der Nutzerliste sind übernommene Nebenstellen als Microsoft 365 gekennzeichnet.

Passwörter und Anmeldung mit Microsoft

Neue Nebenstellen aus dem Abgleich haben ein Passwort, das niemand kennt. Bevor sich die Person anmeldet, haben Sie zwei Wege:

• unter Nutzer ein Passwort setzen, oder
• Anmeldung am Portal mit dem Microsoft-Konto erlauben. Dann zeigt die Anmeldeseite den Knopf Mit Microsoft anmelden, und die Person meldet sich mit ihrem Microsoft-Konto an, ohne Passwort. Anmelden kann sich nur, wer zum verbundenen Verzeichnis gehört und eine aktive Nebenstelle hat.

Bei der Anmeldung mit Microsoft gilt die Mehrfaktor-Anmeldung nach den Regeln Ihres Microsoft-Verzeichnisses, die Zwei-Faktor-Anmeldung von sonopolar entfällt dort. Die Anmeldung mit Nebenstelle und Passwort bleibt daneben möglich.

Tischtelefone melden sich weiter per SIP-Passwort an. In der iPhone-App gibt es die Anmeldung mit Microsoft noch nicht; dort nutzen Sie den QR-Code aus App einrichten beim Nutzer, siehe iPhone-App einrichten.

Profilbilder

Mit Profilbilder aus Microsoft 365 übernehmen holt die Anlage beim Abgleich die Fotos der abgeglichenen Personen. Sie erscheinen im Team, im Portal und in der App; ohne Foto bleiben die Initialen. Ausschalten der Option oder Trennen löscht die Bilder wieder. Ein eigenes Foto, das Sie beim Nutzer hochladen, geht vor.

Verbindung lösen

Verbindung lösen trennt die Anlage von Ihrem Verzeichnis. Die Nebenstellen bleiben erhalten und gelten danach als von Hand angelegt. Die Zustimmung in Microsoft entfernen Sie bei Bedarf selbst im Microsoft Entra Admin Center.