Verwaltung für Admins

Anrufverteilung

Unter Verwaltung > Anrufverteilung legen Sie fest, wohin ein Anruf von außen führt. Jede Rufnummer bekommt ein Ziel, wahlweise abhängig von einem Zeitplan mit Ihren Geschäftszeiten.

Ziele

Überall in der Anlage, wo ein Ziel gewählt wird (Rufnummer, Rufgruppe, Weiterleitung, Menütaste, Warteschleife), stehen dieselben Arten zur Wahl:

Art des Ziels	Was passiert
Nebenstelle	die Nebenstelle klingelt, mit ihren eigenen Weiterleitungen
Rufgruppe	mehrere Nebenstellen klingeln, siehe Rufgruppen
Externe Nummer	der Anruf geht über Ihren Anschluss nach außen, etwa auf ein Handy; national eingegeben (030 …) oder mit Landesvorwahl
Ablehnen (besetzt)	der Anrufer hört besetzt
Ansage	eine Ansage spielt, danach geht es weiter beim Ziel Nach der Ansage oder es wird aufgelegt
Ansagemenü	Begrüßung und Auswahl per Taste, siehe Ansagemenüs
Anrufbeantworter	die Mailbox einer Nebenstelle nimmt auf
Warteschleife	der Anrufer wartet, bis jemand frei ist, siehe Warteschleifen
Konferenzraum	der Anrufer kommt in einen Raum, siehe Konferenzräume

Weiterleitungen einer Nebenstelle kennen nur Nebenstelle, Rufgruppe, Mailbox und externe Nummer.

Beim Speichern prüft die Anlage jedes Ziel. Eine externe Nummer darf kein Notruf und keine eigene Rufnummer sein, und nichts darf auf sich selbst zeigen. Wird eine Nebenstelle, Gruppe oder ein anderes Ziel gelöscht, verschwinden die Ziele, die darauf zeigten; die Oberfläche zeigt sie bis dahin als nicht mehr vorhanden. Eine externe Nummer als Ziel kostet wie ein eigener Anruf.

Rufnummern

Für jede Rufnummer Ihres Unternehmens stehen dort drei Felder:

Feld	Bedeutung
Ziel, wenn geöffnet	wohin der Anruf geht. Wie eingerichtet: Nebenstelle heißt: zur Nebenstelle, der die Nummer unter Rufnummern zugeordnet ist
Zeitplan	Kein Zeitplan, immer geöffnet oder einer Ihrer Zeitpläne
Ziel, wenn geschlossen	gilt nur mit Zeitplan, außerhalb seiner Zeiten

Ist ein Zeitplan gesetzt, aber kein Ziel für geschlossen, hört der Anrufer außerhalb der Zeiten besetzt. Eine freie Nummer ohne Zuordnung und ohne Ziel ist ebenfalls besetzt (Freie Nummer: besetzt).

Ein typischer Aufbau: geöffnet ein Ansagemenü oder eine Rufgruppe, geschlossen eine Ansage „außerhalb der Geschäftszeiten“ mit dem Anrufbeantworter danach.

Zeitpläne

Unter Zeitpläne legt Neuer Zeitplan Ihre Geschäftszeiten an. Ein Zeitplan lässt sich von mehreren Rufnummern nutzen und auch als Bürozeit einzelner Nutzer.

Zeitzone, etwa Europe/Berlin. Die Sommerzeit ist damit berücksichtigt.
Wochentage: je Tag beliebig viele Zeitspannen (Zeitspanne hinzufügen), etwa 08:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00. Ein Tag ohne Zeitspanne ist geschlossen.
Feiertage und Ausnahmetage: Tag hinzufügen mit Datum. Ohne Zeitspanne ist der Tag ganztägig geschlossen, mit Zeitspannen gelten an diesem Tag nur diese.

Regeln für die Zeitspannen: der Beginn zählt mit, das Ende nicht. Endet eine Zeitspanne nicht nach ihrem Beginn, läuft sie über Mitternacht in den nächsten Tag. 00:00 bis 00:00 ist der ganze Tag. Ein Ausnahmetag ersetzt den Wochentag vollständig.

Gesetzliche Feiertage trägt die Anlage nicht selbst ein, sie unterscheiden sich je Bundesland. Tragen Sie sie als Ausnahmetage ein, am besten einmal für das ganze Jahr.

Wird ein Zeitplan gelöscht, sind die Rufnummern, die ihn nutzten, wieder durchgehend geöffnet. Ob ein Zeitplan gerade geöffnet ist, zeigt das Portal nicht an; prüfen Sie das mit einem Anruf.

Wie ein Anruf von außen läuft

Die Anlage sucht die gewählte Rufnummer. Gehört sie Ihnen nicht, wird der Anruf abgewiesen.
Steht die Nummer des Anrufers in der Anrufsperre, wird er abgelehnt, bevor etwas klingelt.
Der Zeitplan entscheidet zwischen dem Ziel für geöffnet und geschlossen.
Das Ziel wird verfolgt: Weiterleitungen „sofort“ werden gleich ausgewertet, Ansagen laufen vorab, dann klingelt es, der Anrufer wartet, wählt im Menü oder spricht auf die Mailbox.
Nimmt niemand ab oder ist besetzt, gelten die Weiterleitungen bei besetzt und bei Nichtannahme oder das Ziel der Rufgruppe für „niemand nimmt ab“.

Notrufe 110 und 112 gehen immer hinaus, unabhängig von allen Einstellungen.

Schutz vor Schleifen

Zeigen Weiterleitungen im Kreis (A leitet an B, B an A), bricht die Anlage nach einer Wiederholung oder spätestens nach fünf Schritten ab. Dann klingelt die Nebenstelle, die zuletzt sofort weitergeleitet hat. Höchstens drei Ansagen laufen hintereinander.

Grenzen

„Bei besetzt“ hängt am Telefon: ein Telefon mit Anklopfen meldet sich nicht besetzt, sondern lässt den zweiten Anruf klingeln.
Fristen laufen bis zu einer Sekunde länger als eingestellt.