Verwaltung für Admins

Verwaltung für Admins

In der Verwaltung richten Sie die Telefonanlage für Ihr Unternehmen ein: wer telefoniert, wohin Anrufe von außen gehen, welche Ansagen laufen, welche Telefone sich anmelden. Alles, was Sie hier einstellen, gilt nur für Ihr Unternehmen. In der Anlage heißt das ein Mandant.

Wer die Verwaltung sieht

Die Verwaltung sehen nur Nebenstellen mit der Rolle Admin. Sie öffnen sie im Portal über Verwaltung in der Seitenleiste. Nebenstellen mit der Rolle Nutzer sehen den Eintrag nicht und kommen auch über die Adresse nicht hinein.

Die Rolle vergeben Sie unter Nutzer. Ihre eigene Nebenstelle bleibt dabei immer aktiv und Admin; das kann nur ein anderer Admin ändern. So kann sich niemand versehentlich aus der Verwaltung aussperren.

Einige Dinge stellt nicht der Admin ein, sondern der Betreiber Ihrer Anlage: in der Cloud ist das KREATIKA, beim eigenen Server Ihre IT. Dazu gehören die Aufbewahrungsfristen, der Hinweiston bei Aufzeichnungen, der Mailversand und die Microsoft-App. Wo das so ist, sagt es die jeweilige Seite.

Aufbau

Links steht die Seitenleiste der Verwaltung, auf schmalen Bildschirmen ein Auswahlfeld Bereich wählen. Die Bereiche sind in Gruppen geordnet:

SIP-Trunks erscheint nur, wenn Sie die Verbindung zum Telefonanbieter selbst pflegen dürfen. Pflegt der Betreiber Ihre Trunks, fehlt der Eintrag. Parken hat keine eigene Seite in der Verwaltung, es ist eine Funktion des Telefons.

Systemübersicht

Die Startseite der Verwaltung zeigt den Zustand Ihrer Anlage auf einen Blick. Sie zeigt nur Werte Ihres Mandanten.

Warnungen

Oben stehen Warnungen, jeweils mit dem Weg zur Abhilfe. Ist alles in Ordnung, steht dort Keine Warnungen. Alles läuft wie vorgesehen. Mögliche Warnungen:

• Die Telefonanlage ist nicht erreichbar.
• Ein Anschluss (Trunk) ist beim Anbieter nicht angemeldet. Über ihn gehen dann keine Anrufe.
• Es gibt keine Sicherung, die letzte Sicherung ist zu alt oder es gibt keine Kopie außer Haus.
• Der Abgleich mit Microsoft 365 ist getrennt oder fehlgeschlagen.
• Ein Zertifikat ist abgelaufen oder läuft bald ab.
• Beim eigenen Server: Die Lizenz fehlt, ist ungültig, abgelaufen oder läuft bald ab. Ohne gültige Lizenz sind Anrufe gesperrt, Notrufe gehen weiter.

Hinter jeder Warnung steht Beheben (der Weg im Portal), Zur Betreiber-Verwaltung oder Bitte wenden Sie sich an Ihren Anbieter., je nachdem, wer die Sache lösen kann.

Systeminformation

Version, Telefonie-Kern, Laufzeit, Hostname, Betriebsart (Cloud oder On-Premise), Lizenz, aktive Gespräche (live), Nebenstellen (gesamt, aktiv, angemeldet), Rufnummern, die Anschlüsse mit ihrem Zustand, das Auditprotokoll, die Ports, der Stand von Microsoft 365 und das Zertifikat mit Ablaufdatum.

Wartung

Wie viel Platz Aufzeichnungen, Mailbox und Ansagen belegen, wie groß das Anrufprotokoll ist und wie alt sein ältester Eintrag ist, die Aufbewahrungsfristen für Anrufprotokoll und Aufzeichnungen sowie die letzte Sicherung und ob es eine Kopie außer Haus gibt. Die Fristen legt der Betreiber fest.

Ereignisprotokoll

Unten steht, wer wann was geändert hat: Abteilungen, Telefone, Abgleich mit Microsoft 365, Anmeldungen des Betreibers, Zwei-Faktor-Anmeldung, neu angemeldete Anschlüsse, erreichte Grenzen für Auslandsgespräche und mehr. Je Eintrag sehen Sie Zeitpunkt, Ausgelöst von (eine Nebenstelle, System oder Betreiber), Ereignis und Einzelheiten. Gleiche Einträge hintereinander werden zusammengefasst und lassen sich aufklappen. Mehr laden holt ältere Einträge, CSV herunterladen speichert das Protokoll. Passwörter und Schlüssel stehen nie im Protokoll.

Reihenfolge beim Einrichten

Für eine neue Anlage hat sich diese Reihenfolge bewährt:

1. Abteilungen anlegen, wenn Sie welche nutzen wollen. Der Import von Nutzern kann sie dann gleich zuordnen.
2. Nutzer anlegen, von Hand, per CSV-Import oder aus Microsoft 365.
3. SIP-Trunks und Rufnummern prüfen oder eintragen.
4. Ansagen hochladen, falls Anrufer Ihren Firmennamen hören sollen.
5. Rufgruppen, Warteschleifen und Ansagemenüs anlegen.
6. In der Anrufverteilung Zeitpläne anlegen und jeder Rufnummer ihr Ziel geben.
7. Tischtelefone eintragen, die Apps per QR-Code einrichten.
8. Erscheinungsbild anpassen.

Danach jede Rufnummer einmal von außen anrufen und einmal nach außen telefonieren.